うちの息子が東京都世田谷区で活動する軟式少年野球チーム北沢LGドリームス に所属しているのですが、その【欠席・遅刻・早退申請システム】がものすごく便利なんです。
同じようにお子さんが少年野球やサッカーチームなどに所属しているパパやママの皆様にとって、運営方法を楽にするひとつの方法になると思うので、ぜひ、参考にしてみてください。
なお、このシステムを開発していただいた節目写真館の大江元監督からは、自由に使ってくださいと確認とっておりますので、Googleスクリプトのコードも公開する予定です。
全3回でやりかたを紹介しますので、ご不明な点などありましたら、下記のお問い合わせフォームより連絡ください。
目次
少年野球チーム向け、欠席・遅刻・早退申請システムの特徴
北沢LGドリームスではうちの子が入部した当初からこのシステムをつかっているので、子どもたちの欠席や遅刻、早退などの連絡を、他のチームの方々がどのようにされているのか知らないのですが、利用者の立場からこのシステムの特徴を３点ご紹介すると、
- スマートフォンから入力可能
- 監督・コーチ・関係者へ自動的にメールで連絡
- Googleカレンダーへ内容が自動的に反映される
というところでしょうか。
特に便利なのは、チームのGoogleカレンダーをみれば、誰が欠席や早退、遅刻なのかがひと目でわかり、申請する選手や保護者も、現場の監督やコーチも、最新の情報が一元化され人によって認識が違うということがありません。
設定の方法
設定の流れは下記の通りです。
Step2. Googleカレンダーで共有用のカレンダーを作成する
Step3. Googleフォームを作成
Step4. Googleフォームのスクリプトを作成
このシステムを利用するにあたっては、Googleカレンダー、Gmailに加え、GoogleフォームとGoogleスクリプトというサービスを使います。
カレンダーやメールは使われている方も多いと思いますし、チームによってはGoogleフォームも使われているかもれません。でも、それにGoogleスクリプトを組み合わせれば、格段に便利さやパパ・ママの手間が解消されますので、ぜひともこの機会にチャレンジしてみてください。
また、このシステムのやり方は動画にしてYouTubeチャンネルで公開する予定です。
では、さっそくやっていきましょう。
Step1.Googleアカウントを作成する
おそらく、多くの方はGmailのアカウントを持っているものと考え、これはリンクだけ書いておきます。
もしくは、チームの中にGoogleアカウントを持っている人がいるはずなので、ぜひともその人に聞いてみてください。
Step2.Googleカレンダーで共有用のカレンダーを作成する
まずは、Googleカレンダーのページに移動します。
移動したら左下の方を見てください。
「他のカレンダー」の横に「＋」があるので、ここをクリックします。すると、メニューが表示されるので「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
新しいカレンダーが作成されますので、カレンダーの名前をつけてください。自分たちのチームの名前でよいと思います。
今回は「少年野球チームカレンダー（サンプル）」としました。
入力したら、「カレンダーを作成」のボタンを押します。
新しいカレンダーが作成されましたので、左上にある「← 設定」を押して前の画面に戻ります。
新しくつくった「少年野球チームカレンダー(サンプル）」にマウスをもって上の矢印のあたりをクリックします。
次に、チームの監督やコーチ、他の選手の父兄とこのカレンダーが共有できる設定を行います。
① 左のほうに「特定のユーザーとの共有」というメニューがあるのでクリック。
② 右側に「＋ ユーザーを追加」というボタンがあるのでこれをクリックします。
赤枠内に、カレンダーを共有する人のメールアドレスを入力し、権限を設定します。
一般的に、選手の父兄は自分が入力した内容が反映されているかどうかを確認できればよいので、「閲覧権限」にして、監督やコーチ、世話役などは後から変更や編集ができるように「予定の変更権限」にして、チーム内でIT系が詳しい方に「変更おおよび共有の管理権限」にすると良いです。
さて、以上でカレンダーの準備ができました。
必要な情報を控えるために、「カレンダーの統合」をクリックします。
この後のGoogleスクリプトを使うときに必要になる、「カレンダーID」をコピーしてどこかに記録しておいてください。
また、「このカレンダーの公開URL」をクリックすると、先程「特定のユーザーと共有」でメールアドレスを追加した方々はカレンダーを見ることができます。
今回の私のサンプルカレンダーは公開しておりますので、下記のリンクをクリックすると世界中の誰でもみることができます。
このカレンダーの公開URL
公開用URL
とりあえず、これでカレンダーの準備はOKです。
まとめ
今回は第１回ということで、少年野球チーム向け、欠席・遅刻・早退申請システムの特徴と、Googleカレンダーの設定方法を説明しました。
次回は選手の父兄が欠席・遅刻・早退などをスマートフォンやPCなどから申請できる、Googleフォームの作り方を説明します。
ではまた！
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